Producent aplikacji dla biznesu bez papieru
Asseco Business Solutions (ABS) to polski producent oprogramowania ERP, SFA i e-Commerce dla przedsiębiorstw. Filozofią działania Asseco Business Solutions jest wspieranie firm w rozwoju bez ograniczeń i to ona napędza tworzenie systemów Soft lab ERP, Macrologic ERP, Wapro ERP, Platform by Asseco oraz usług cyfrowych takich jak Businesslink czy Portal HR. Asseco Business Solutions jest wiodącym dostawcą ERP w Polsce oraz nagradzanym producentem rozwiązań SFA działających w 50 krajach na całym świecie.
Asseco Business Solutions należy do Grupy Asseco i zatrudnia ponad 1000 pracowników w 14 biurach w Polsce.
Wdrożenie procesów paperless w 3 miesiące
Gdy w 2020 roku pandemia wymusiła pracę zdalną, Asseco Business Solutions zdecydował o całkowitym i szybkim przeniesieniu pracowników na home office. Wymagało to jednak całkowitej zmiany sposobu obsługi dokumentów wymagających podpisu, które dotychczas krążyły w papierowych wersjach między oddziałami. Jednocześnie jako dostawca aplikacji biznesowych, spółka postanowiła jak najszybciej wesprzeć klientów w zachowaniu ciągłości działania w warunkach lockdownu.
„Pandemia postawiła przed nami konieczność znalezienia rozwiązania, które sprawdzi się nie tylko w czasie kryzysu, ale także przyniesie korzyści w dłuższej perspektywie zarówno pracownikom, jak i klientom i w rezultacie całej firmie. Dlatego nasz wybór padł na podpis elektroniczny” – powiedział Mariusz Lizon, Dyrektor finansowy, Członek Zarządu Asseco Business Solutions.
Kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign - więcej niż optymalizacja
Najlepszą propozycję wdrożenia podpisu kwalifikowanego złożyło Asseco Data Systems oferujące mobilny podpis SimplySign. Należące podobnie jak Asseco Business Solutions do jednej Grupy Asseco. Eksperci Asseco Data Systems nie tylko doradzili wdrożenie e-podpisu, ale także stworzenie punktu potwierdzenia tożsamości, dzięki czemu ABS mógłby obsługiwać cały proces aktywowania mobilnych podpisów kwalifikowanych SimplySign dla pracowników i klientów.
Mobilny podpis SimplySign miał umożliwić pracownikom Asseco Business Solutions zdalne i w pełni elektroniczne zawieranie umów, podpisywanie aneksów, oświadczeń oraz innych dokumentów wymagających zachowania rangi podpisu odręcznego, zarówno wewnątrz firmy, jak i z kontrahentami. Pracownicy mogliby również korzystać z SimplySign w celach prywatnych. Z kolei klienci spółki oraz ich pracownicy mieli korzystać z podpisu kwalifikowanego w aplikacjach kadrowo-płacowych i finansowo-księgowych dostarczanych przez Asseco Business Solutions. W przyszłości certyfikat SimplySign miał także służyć do autoryzacji w Krajowym Systemie e-Faktur.
Po wyborze dostawcy przeprowadzono analizę procesów wewnętrznych, aby wytypować te, które w pierwszej kolejności będą dostosowane do e-podpisu. W kolejnym etapie rozszerzono możliwości aplikacji Asseco Business Solutions poprzez zintegrowanie jej z SimplySign i dodanie funkcji tworzenia i podpisu dokumentów bezpośrednio w systemach ERP oraz Portal HR by Asseco.
W kilka miesięcy wszyscy pracownicy Asseco Business Solutions zostali wyposażeni w certyfikaty kwalifikowane podpisu elektronicznego. Równolegle przebiegało wydawanie certyfikatów kwalifikowanych klientom Asseco.
Integracja systemów Asseco Business Solutions wykorzystuje API SimplySign. Na poziomie systemu ERP lub usług połączonych takich jak Portal HR wystarczy naciśnięcie przycisku „Podpisz”, który przekierowuje do podpisu certyfikatem SimplySign. Następnie dokument wraca do systemu ERP, który zapisuje plik. Cały proces przebiega w kilka sekund, a wymiana między systemami jest niezauważalna dla użytkownika.
- Zmniejszenie kosztów obsługi dokumentów
- Jeden obieg elektronicznych dokumentów
- Przyspieszenie pracy nad dokumentami i umowami
- Komfort pracy z aplikacjami ze zintegrowanym podpisem elektronicznym SimplySign
- Wizerunek przyjaznego i innowacyjnego pracodawcy
- Atrakcyjność oferty i przewaga konkurencyjna
Kamienie milowe projektów
Etap 1
Wybór i negocjacje z dostawcą
Etap 2
Analiza procesów wewnętrznych
Etap 3
Wprowadzenie podpisu kwalifikowanego do procesów
Etap 4
Dostosowanie aplikacji biznesowych do wykorzystania e-podpisów
Etap 5
Wydanie e-podpisów pracownikom i klientom
Projekt w liczbach
„Usługi Asseco Business Solutions, takie jak Businesslink do wymiany dokumentów między kontrahentami oraz Portal HR do elektronicznej obsługi i komunikacji pracowników wpisują się w filozofię biznesu bez papieru. Zastosowanie w nich e-podpisu SimplySign i udostępnienie klientom jest doskonałym przykładem realizacji strategii paperless i jednocześnie poszerzeniem funkcjonalności systemów z rodziny Asseco”
Mariusz Lizon, <span class="rich-label">Dyrektor finansowy, Członek Zarządu Asseco Business Solutions.</span>
„Wdrożenie podpisu SimplySign znacznie usprawniło obieg dokumentów w zakresie podpisywania, ale także dostępności, przechowywania i wyszukiwania dokumentów i informacji. Komfort podpisywania i obsługi dokumentów po wdrożeniu certyfikatu SimplySign wzrósł nieporównywalnie. Wdrożenie podpisu elektronicznego SimplSign to nie tylko optymalizacja naszych procesów. To także nowe możliwości naszych systemów dla biznesu. Sami korzystamy z tego samego podpisu elektronicznego, który oferujemy klientom. To chyba najlepsza rekomendacja!”
Renata Łukasik, <span class="rich-label">Dyrektor Pionu Produkcji Systemów ERP, Członek Zarządu Asseco Business Solutions.</span>
„Klienci, wybierając produkty Asseco Business Solutions, nie muszą dodatkowo szukać dostawcy podpisu, a później go integrować z systemem ERP. To bardzo podnosi atrakcyjność oferty Asseco Business Solutions w oczach potencjalnych klientów. Cieszę się, że nasz wspólny projekt przyniósł tak potrzebne i wymierne korzyści”
Paulina Dzwonkowska, <span class="rich-label">Opiekun kluczowych klientów, Asseco Data Systems</span>
