ING Bank Śląski: Paperless HR z jednorazowym podpisem kwalifikowanym SimplySign

Bank, który stawia na cyfryzację

ING Bank Śląski jest jednym z największych banków w Polsce, którego oferta obejmuje produkty i usługi dla klientów indywidualnych, małych przedsiębiorców oraz dużych podmiotów gospodarczych. Bank zajmuje silną pozycję na podstawowych rynkach usług bankowych oraz okołobankowych, w tym faktoringu oraz leasingu.

Potrzeby klienta, jakość obsługi, innowacyjne produkty i usługi – to obszary, na których bank skupia się w swojej działalności i dzięki którym wzmacnia pozycję konkurencyjną. Aplikacja mobilna i sieć placówek zapewniają klientom wygodny dostęp do usług bankowych w najdogodniejszy dla nich sposób.

Jak usprawnić działanie HR?

Jeżeli załatwienie sprawy kadrowej trwa zbyt długo, to trzeba działać. Do takiego wniosku doszedł ING Bank Śląski, całkowicie zmieniając zarządzanie dokumentacją pracowników.

Bankowe archiwum HR zajmowało już 200 m2. Czas oczekiwania na papierowe akta, od wniosku w systemie HR do odebrania w przesyłce pocztowej, sięgał nawet kilku dni. Pełna podróż papierowego dokumentu w procesie trwała nawet 20 dni. W skali całego banku był to już odczuwalny problem organizacyjny.

Dlatego ING Bank Śląski zdecydował się na prawdziwy cyfrowy przełom w HR - digitalizację procesów i dokumentacji kadrowej liczącej już 630 tys. dokumentów w 9000 teczkach osobowych.

Do realizacji projektu „Paperless HR”, który dotyczył wprowadzenia w pełni elektronicznego obiegu dokumentów oraz skrócenia czasu obsługi kandydatów i obecnych pracowników, bank wybrał Asseco i usługi zaufania Certum. Asseco specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań paperless dla największych organizacji, gwarantując ich zgodność z polskim i europejskimi przepisami.

Potrzeba zdecydowanej zmiany zarządzania dokumentacją i procesami kadrowymi oraz zwiększenia ich bezpieczeństwa była przyczyną projektu „Paperless HR”. Wykorzystanie nowych technologii paperless miało na celu skrócenie czasu obsługi spraw kadrowych, poprawę doświadczenia zarówno pracowników, jak i kandydatów oraz zwiększenie wydajności działu kadr. Za wyborem Asseco przemówiło doświadczenie i bogata historia wdrożeń potrzebne w pionierskim projekcie o dużym stopniu złożoności i zmienności.

‍

Cyfryzacja dokumentacji i procesów kadrowych

Eksperci Asseco wdrożyli w ING Banku Śląskim rozwiązanie na bazie komponentów autorskiego ekosystemu paperless: e-ID Hub, który agreguje i obsługuje różne metody zdalnej identyfikacji osób fizycznych oraz SignHub do wyświetlania i podpisywania e-dokumentów.

Nowe rozwiązanie umożliwia pracownikom szybkie skorzystanie z jednorazowego podpisu kwalifikowanego SimplySign.

Pracownik banku otrzymuje e-podpis po weryfikacji tożsamości w e-ID Hub, a następnie w SignHub podpisuje dokument HR.

Prace 10 ekspertów Asseco trwały od lipca 2022 do sierpnia 2023.

Wyróżnikiem projektu jest podłączenie do e-ID Hub wewnętrznej bazy banku i wykorzystanie jej do zdalnej identyfikacji (eID) pracowników przed wydaniem im jednorazowego podpisu kwalifikowanego SimplySign.

Przed projektem proces zmiany warunków zatrudnienia liczył aż 11 kroków. Obejmował przesyłkę papierowych dokumentów pocztą do menedżera oraz pracownika i transport z powrotem do archiwum. Po cyfryzacji HR liczba kroków spadła do sześciu. Wszystkie odbywają się 10 razy szybciej, online i bez papieru.

Na wniosek managera pracownik HR przygotowuje e-dokument i podpisuje długoterminowym podpisem kwalifikowanym. Następnie przekazuje go pracownikowi, który składa pod nim jednorazowy kwalifikowany podpis elektroniczny SimplySign. Na koniec e-dokument trafia do cyfrowej teczki pracownika, a cały proces trwa kilka godzin.

‍

Optymalizacja i digitalizacja obsługi kadrowej

• Większe bezpieczeństwo i retencja danych elektronicznych
• Ponad 10-krotnie szybsza realizacja spraw kadrowych
• Kompletność cyfrowych teczek personalnych
• Poprawa doświadczeń pracowników i kandydatów
• Gotowość do dalszych automatyzacji i robotyzacji paperless
• Redukcja o 75% obsługiwanej korespondencji papierowej przychodzącej i wychodzącej – tj. o około 50 000 dokumentów rocznie
• Niższe koszty obsługi dokumentacji
• Uwolnienie dwóch etatów w dziale HR i powierzchni archiwum 200m2