Grupa Warta to jedna z największych i najbardziej rozpoznawalnych firm ubezpieczeniowych w Polsce. W jej skład wchodzą dwie spółki: Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji „WARTA” S.A. oraz Towarzystwo Ubezpieczeń na Życie „WARTA” S.A. Grupa oferuje szerokie portfolio produktów ubezpieczeniowych, obejmujące ubezpieczenia majątkowe, komunikacyjne, życiowe oraz rozwiązania dla klientów indywidualnych i korporacyjnych. Działa na terenie całego kraju, obsługując ponad 5 milionów klientów i zatrudniając ponad 4 000 pracowników.
Wdrożenie i automatyzacja przepływu dokumentów dla usługi e-Doręczenia w dużej organizacji finansowej
Grupa Warta, jako nowoczesna instytucja finansowa, konsekwentnie realizuje strategię cyfryzacji i automatyzacji procesów, koncentrując się na zwiększaniu efektywności operacyjnej, poprawie jakości obsługi klienta oraz zapewnieniu pełnej zgodności z dynamicznie zmieniającymi się regulacjami prawnymi.
W obliczu nowych wymogów prawnych, organizacja stanęła przed koniecznością zapewnienia pełnej zgodności z nowymi regulacjami prawnymi, w tym obowiązkiem posiadania i wykorzystywania adresu do e-Doręczeń oraz prowadzenia bezpiecznej, udokumentowanej komunikacji z administracją publiczną i innymi podmiotami.
Kluczowym celem było ujednolicenie kanału doręczeń, automatyzacja przepływu dokumentów oraz pełna integracja e-Doręczeń z funkcjonującym w organizacji systemem obiegu dokumentów, bez zakłócania codziennej pracy użytkowników.
Jednocześnie rosnąca skala działalności Grupy Warta oraz duża liczba obsługiwanych spraw powoduje obciążenie procesów związanych z obsługą tradycyjnej korespondencji papierowej. Doręczanie dokumentów listami poleconymi generuje wysokie koszty operacyjne, wymaga zaangażowania zasobów back-office i wiąże się z długim czasem realizacji od dwóch do nawet pięciu dni.
Dodatkowym wyzwaniem było zwiększone ryzyko błędów przy masowej wysyłce dokumentów oraz ograniczona transparentność statusu doręczeń.
e-Doręczenia by Asseco – kompleksowa cyfryzacja korespondencji
W odpowiedzi na potrzeby Grupy Warta, Asseco Data Systems wdrożyło rozwiązanie e-Doręczenia by Asseco, umożliwiające pełną obsługę wysyłki i odbioru korespondencji elektronicznej zgodnie z wymogami Ministerstwa Cyfryzacji oraz obowiązującymi regulacjami prawnymi. Projekt od początku był realizowany jako przedsięwzięcie o dużej skali, wymagające integracji z kluczowym systemem obiegu dokumentów klienta oraz spełnienia rygorystycznych wymogów prawnych właściwych dla sektora ubezpieczeniowego.
Decyzja o wyborze Asseco Data Systems jako kwalifikowanego dostawcy usług zaufania została oparta na ugruntowanej renomie firmy w zakresie usług cyfrowych, a także bogatym doświadczeniu w realizacji projektów digitalizacyjnych dla dużych podmiotów sektora finansowego, działających w silnie regulowanym otoczeniu oraz bezpieczeństwo i poufność danych Istotnym czynnikiem była również możliwość profesjonalnego wsparcia na każdym etapie projektu.
Kluczowym elementem wdrożenia była integracja usługi e-Doręczeń z systemem obiegu dokumentów klienta. Dzięki temu użytkownicy mogą realizować procesy wysyłki i odbioru korespondencji bezpośrednio z wykorzystywanego na co dzień środowiska systemowego klienta, bez konieczności korzystania z dodatkowych narzędzi czy interfejsów, nawet przy dużym wolumenie obsługiwanych przesyłek.
Rozwiązanie zapewnia dwustronną komunikację zarówno z Operatorem Wyznaczonym, jak i z innymi dostawcami komercyjnymi e-Doręczeń. Automatyczna obsługa dowodów nadania i odbioru umożliwia bieżący wgląd w status przesyłek elektronicznych, zwiększając transparentność i kontrolę nad całym procesem doręczeń.
Projekt był realizowany w okresie 24 miesięcy, przy ścisłej współpracy zespołów Grupy Warta i Asseco Data Systems. Po stronie dostawcy rozwiązania w projekt zaangażowanych było 7 specjalistów, w tym analityk, architekt, zespół deweloperski, tester oraz kierownik projektu, natomiast po stronie klienta – kilkanaście osób reprezentujących różne obszary biznesowe i IT
Zgodność z regulacjami, cyfryzacja procesów, obniżenie kosztów
- Spełnienie wymogów prawnych w obszarze e-Doręczeń
- Udostepnienie nowego kanału korespondencji dla Klientów
- Ułatwienie kontaktu z instytucjami publicznymi i kontrahentami
- Skrócenie czasu doręczenia dokumentów z kilku dni do kilku minut
- Eliminacja papierowej korespondencji w wielu procesach biznesowych
- Pełna transparentność ścieżki doręczenia i automatyczne potwierdzenia nadania i odbioru
- 90% krótszy czas realizacji doręczeń w porównaniu do tradycyjnych kanałów
- 100% zgodności z obowiązującymi przepisami i regulacjami
- Zwiększenie satysfakcji klientów dzięki szybszemu zamykaniu spraw
Kamienie milowe projektu
Etap 1
Analiza procesowa i architektoniczna
Mapowanie kilkunastu scenariuszy doręczeń dokumentów oraz analiza procesów biznesowych realizowanych w systemie obiegu dokumentów klienta.
Etap 2
Projekt integracji
Identyfikacja punktów styku pomiędzy systemem obiegu dokumentów a e-Doręczeniami, opracowanie architektury oraz przygotowanie specyfikacji interfejsów API.
Etap 3
Implementacja rozwiązania
Budowa i wdrożenie interfejsów integracyjnych, mechanizmów obsługi przesyłek elektronicznych oraz rejestracji zdarzeń doręczeń.
Etap 4
Testy i akceptacja biznesowa
Weryfikacja zgodności rozwiązania z procesami biznesowymi Grupy Warta oraz wymogami operacyjnymi i prawnymi.
Etap 5
Wdrożenie produkcyjne
Uruchomienie usługi e-Doręczeń w środowisku produkcyjnym i rozpoczęcie jej wykorzystania w codziennej pracy organizacji.
Etap 6
Skala i zgodność regulacyjna
Realizacja projektu o dużej skali, obejmującego integrację z kluczowym systemem Grupy Warta i spełnienie rygorystycznych wymogów prawnych w obszarze e-Doręczeń.
Projekt w liczbach
„Kluczowym elementem sukcesu projektu była kompleksowa analiza wymagań prawnych oraz technologicznych, które stanowiły fundament całego procesu. Dzięki ścisłej współpracy zespołów projektowych po stronie Warty i Asseco, udało się stworzyć rozwiązanie, które nie tylko spełnia normy bezpieczeństwa i poufności, ale również zapewnia wysoką efektywność. Dzięki transparentnej komunikacji i ścisłej koordynacji działań, możliwe było szybsze identyfikowanie i rozwiązywanie problemów, a także dostosowywanie strategii do dynamicznie zmieniającego się kontekstu rynkowego. Partnerski model współpracy pozwolił na optymalizację procesów decyzyjnych oraz efektywne zarządzanie zasobami, co przełożyło się na terminową realizację projektu i osiągnięcie założonych celów biznesowych. Ponadto, wspólna odpowiedzialność za sukces projektu, przyczyniła się do wzmocnienia zaufania i długoterminowej relacji pomiędzy partnerami, co jest kluczowe w przypadku projektów o dużym stopniu złożoności.”
Anna Moczulska, <span class="rich-label">Project Manager, Grupa Warta</span>
„Wybraliśmy Asseco Data Systems, ponieważ jako jedyni mogli zaproponować kompletny ekosystem do obsługi e-Doręczeń, w pełni zintegrowany z naszymi procesami”.
Aleksandra Jarzębińska, <span class="rich-label">IT Projekt Manager, Grupa Warta</span>
„Po wdrożeniu proces doręczeń skrócił się z kilku dni do kilku minut, a my mamy pełny wgląd w statusy – to ogromna zmiana”.
Mirosław Bińkowski, <span class="rich-label">Kierownik Departamentu Administracji, Grupa Warta</span>
„Asseco Data Systems udowodniło, że potrafi pracować szybko, sprawnie i zgodnie z regulacjami. To było dla nas kluczowe”.
Michał Dwurzyński, <span class="rich-label">Dyrektor Departamentu Administracji, Grupa Warta</span>
„Projekt wdrożenia usługi e‑Doręczeń dla Grupy Warta realizujemy jako strategiczną inicjatywę wspierającą cyfryzację kluczowych procesów komunikacyjnych. Z perspektywy współpracy z klientem kluczowe było stworzenie rozwiązania, które nie tylko spełnia wymagania regulacyjne sektora ubezpieczeniowego, ale przede wszystkim realnie usprawnia procesy operacyjne. Integracja e‑Doręczeń z systemem obiegu dokumentów pozwala na znaczące skrócenie czasu doręczeń przesyłek elektronicznych, zwiększenie automatyzacji oraz pełną transparentność statusu korespondencji. Projekt realizujemy w modelu partnerskim, koncentrując się na długofalowej wartości biznesowej oraz skalowalności rozwiązania w odpowiedzi na rosnące potrzeby Grupy Warta”.
Monika Juszczyńska, <span class="rich-label">Key Account Manager, Asseco Data Systems</span>
