Elektroniczna archiwizacja i zarządzanie cyfrową dokumentacją HR

Lider w zarządzaniu informacją i dokumentami

Iron Mountain Polska to czołowy dostawca usług zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów. Firma specjalizuje się w kompleksowym wsparciu organizacji w przechowywaniu, przetwarzaniu i ochronie danych, dostarczając nowoczesne rozwiązania technologiczne zwiększające efektywność operacyjną.

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu Iron Mountain pomaga firmom w optymalizacji procesów związanych z dokumentacją, zapewniając bezpieczeństwo i zgodność z regulacjami.

Automatyzacja i bezpieczeństwo dokumentacji HR

Cyfryzacja procesów biznesowych przynosi nowe możliwości zarządzania dokumentacją. To istotne w szczególności dla działów HR, które na co dzień obsługują ogromne ilości wrażliwych danych i muszą sprostać wyzwaniom związanym z bezpieczeństwem, zgodnością z regulacjami oraz efektywnością operacyjną.

Firma Iron Mountain, świadcząca usługi archiwizacji i digitalizacji, dążyła do rozszerzenia oferty o nowoczesne rozwiązania pozwalające na jeszcze większą automatyzację i usprawnienie procesów kadrowych. Kluczowym wyzwaniem było wprowadzenie mechanizmu, który pozwoliłby na elektroniczne zabezpieczanie dokumentów w sposób szybki, niezawodny i zgodny z obowiązującymi przepisami.

Istotnym aspektem było także zapewnienie integralności danych oraz ochrona przed nieautoryzowanym dostępem. W erze cyfryzacji nie wystarczy jedynie przechowywać dokumenty w formie elektronicznej – konieczne jest również zagwarantowanie ich autentyczności i wiarygodności, zwłaszcza w kontekście postępujących zmian prawnych.

Właśnie dlatego firma Iron Mountain postanowiła wdrożyć rozwiązanie, które pozwoliłoby na kompleksowe zabezpieczenie dokumentacji HR, a jednocześnie zwiększyłoby poziom automatyzacji i wygody dla klientów korzystających z jego usług.

Do realizacji założeń projektu wybrano Asseco Data Systems jako dostawcę technologii umożliwiającej automatyczne pieczętowanie i zabezpieczanie dokumentów cyfrowych.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jako klucz do cyfrowej archiwizacji

Aby sprostać rosnącym wymaganiom cyfrowego zarządzania dokumentacją, spółka Iron Mountain zdecydowała się na wdrożenie innowacyjnego rozwiązania, które umożliwia automatyczne pieczętowanie i zabezpieczanie dokumentów kadrowych w formie elektronicznej. Kluczowym elementem tego procesu stała się kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która pozwala na bezpieczne i zgodne z regulacjami prawnymi zatwierdzanie dokumentów bez potrzeby fizycznej interwencji użytkownika.

Nowe rozwiązanie nie tylko podniosło poziom bezpieczeństwa i integralności dokumentacji, ale także usprawniło jej obieg w organizacjach korzystających z usług Iron Mountain. Automatyzacja procesów znacząco zmniejszyła czas potrzebny na archiwizację i zarządzanie dokumentami, eliminując konieczność manualnego potwierdzania autentyczności plików.

Wdrożenie objęło integrację systemów Iron Mountain z usługami pieczętowania, co umożliwiło klientom firmy dostęp do innowacyjnych metod cyfrowego pieczętowania i archiwizacji dokumentów. Dzięki temu organizacje mogły w pełni przejść na elektroniczny obieg dokumentacji, eliminując papierowe archiwa i upraszczając procesy kadrowe. Klienci Iron Mountain mogą zarządzać dokumentami online, 24/7, bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury.

‍

• Oszczędność czasu i zasobów ludzkich poprzez automatyzację ręcznych czynności
• Szybszy dostęp do dokumentacji dostępnej online
• Redukcja kosztów i oszczędność przestrzeni na fizyczne dokumenty
• Zgodność z regulacjami prawnymi, pełne bezpieczeństwo i audytowalne procesy
• Ochrona przed nieupoważnionym dostępem i utratą dokumentacji
• Wsparcie zrównoważonego rozwoju bez druku i przechowywania papierowych akt