Biedronka na cyfrowych skrzydłach, czyli jak strategia paperless oszczędza czas i ułatwia zarządzanie dokumentami

Największa sieć detaliczna w Polsce

Grupa Jerónimo Martins Polska S.A. to właściciel największej sieci detalicznej w Polsce  – Biedronki, posiadającej 3 659 sklepów w ponad 1300 miejscowościach. Od niemal trzech dekad firma odgrywa kluczową rolę na polskim rynku handlowym, oferując starannie wyselekcjonowane produkty wysokiej jakości w przystępnych cenach. Współpracując z prawie 1800 polskich dostawców, Jerónimo Martins Polska angażuje się w zrównoważony rozwój, a zatrudniając ponad 81 tys. osób, jest największym pracodawcą w kraju.

‍

Digitalizacja procesów w rozproszonej organizacji

Jerónimo Martins Polska, zarządzająca największą siecią detaliczną w kraju, każdego dnia obsługuje tysiące transakcji, procesów biznesowych i dokumentów. W tak dużeji rozproszonej organizacji tradycyjny obieg papierowych dokumentów stawał się coraz większym wyzwaniem. Czasochłonność procesów, konieczność fizycznego transportu dokumentów pomiędzy oddziałami oraz ograniczona kontrola nad ich obiegiem sprawiały, że firma poszukiwała bardziej efektywnego rozwiązania.

Równie ważnym aspektem, który skłonił Jerónimo Martins Polska do zmiany, było bezpieczeństwo danych. W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań w zakresie ochrony informacji, dokumenty papierowe niosły ze sobą ryzyko utraty, uszkodzenia czy dostępu osób niepowołanych. Wdrażając nowoczesny system elektronicznego podpisu i zarządzania dokumentami, firma chciała nie tylko zwiększyć kontrolę nad procesami, ale także spełnić najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Kolejnym istotnym wyzwaniem była konieczność redukcji zużycia papieru. Jako firma dbająca o zrównoważony rozwój i odpowiedzialność ekologiczną, Jerónimo Martins Polska dążyła do wdrożenia strategii paperless, ograniczając drukowanie dokumentów papierowych na rzecz ich cyfrowych odpowiedników. Cyfryzacja procesów miała nie tylko zmniejszyć koszty operacyjne, ale także zminimalizować ślad węglowy organizacji.

Wszystkie te czynniki – potrzeba większej efektywności, bezpieczeństwa oraz dbałość o środowisko – sprawiły, że Jerónimo Martins Polska podjęła decyzję o wdrożeniu kompleksowego systemu digitalizacji obiegu dokumentów. Kluczowym celem było stworzenie rozwiązania, które pozwoli na sprawne i intuicyjne podpisywanie, zatwierdzanie oraz archiwizowanie dokumentów, zarówno wewnątrz organizacji, jak i w kontaktach z zewnętrznymi partnerami biznesowymi. Projekt objął wszystkie jednostki biznesowe Jerónimo Martins Polska, w tym centralę oraz placówki handlowe.

Wyzwania „papierowej” organizacji

• Poprawa efektywności obiegu dokumentów w rozproszonej firmie
• Zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania i przetwarzania dokumentów
• Redukcja zużycia papieru zgodnie ze strategią paperless
• Automatyzacja procesów związanych z podpisywaniem dokumentów

Podpis elektroniczny SimplySign i narzędzia paperless Asseco

Aby sprostać wyzwaniom związanym z efektywnością procesów i bezpieczeństwem dokumentacji, Jerónimo Martins Polska zdecydowała się na wdrożenie nowoczesnego systemu cyfrowego obiegu dokumentów opartego na rozwiązaniach do budowy procesów paperless od Asseco Data Systems: platformie Signer, podpisie kwalifikowanym SimplySign oraz komponencie SignHub.

Centralnym elementem wdrożonego systemu jest platforma Signer, która pozwala na elektroniczne podpisywanie i przekazywanie dokumentów, niezależnie od lokalizacji użytkownika. Procesy zatwierdzania mogą być konfigurowane w sposób dostosowany do hierarchii i struktury organizacyjnej, a dzięki funkcji kolejkowania podpisów – dokumenty trafiają do właściwych osób we właściwym czasie. Jednocześnie platforma dzięki wykorzystaniu komponentu SignHub umożliwia stosowanie wielu metod podpisu w zależności od okoliczności: SMS, SimplySign, podpisy kwalifikowane innych dostawców niż Asseco. Z platformy korzysta 700 pracowników.

Mobilny podpis elektroniczny SimplySign otrzymało 90 pracowników Jerónimo Martins Polska. Dzięki niemu, gdy zachodzi konieczność, mogą wygodnie podpisywać dokumenty z dowolnego miejsca, korzystając jedynie ze smartfona lub komputera. To szczególnie istotne w przypadku organizacji o rozproszonej strukturze, takiej jak Jerónimo Martins Polska, gdzie decyzje muszą być podejmowane szybko, bez względu na fizyczną obecność osób decyzyjnych.

Kwalifikowana usługa walidacji dba o bezpieczeństwo procesu, gwarantując autentyczność i trwałość dowodową e-podpisów. W ten sposób eliminuje ryzyko nieautoryzowanych modyfikacji dokumentów i zwiększa zaufanie do cyfrowego obiegu dokumentów.

Eliminacja papierowego obiegu dokumentów

Proces wdrożenia nowego systemu rozpoczął się w styczniu 2023 roku i zakończył w grudniu tego samego roku. W projekt zaangażowanych było 7 ekspertów ze strony Asseco Data Systems oraz 20 specjalistów z Jerónimo Martins Polska.

System już od pierwszych dni działania znacząco usprawnił codzienne funkcjonowanie firmy, pozwalając na szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów, podnosząc efektywność pracy i eliminując papierową dokumentację i związane z nią bariery w tradycyjnym obiegu dokumentów.

Zalety wdrożenia procesów paperless

• Większa efektywność – skrócenie czasu obiegu dokumentów
• Wyższy poziom bezpieczeństwa – zgodność z regulacjami dotyczącymi e-podpisów
• Oszczędności finansowe – eliminacja kosztów papieru i archiwizacji
• Ekologiczne podejście – ograniczenie zużycia papieru w organizacji